今日は「どうする?残業問題」、省力化の為に導入したシステム、果たして成功したでしょうか。

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「この機械邪魔ですね。どこに置きましょうか」○億円かけて導入したシステムの末路です。

あるスーパーで省力化の切り札として全社に画期的なシステムが導入されました。
このシステムを導入すると毎月大変な時間を要する月度勤務計画の作成や日々のワークスケジュールを自動的に作ってくれます。この話を聞いたときは社内の誰もが「これは凄い、これで楽になる、残業も減るぞ」と目を輝かせていました。

スーパーではパートタイマーが主戦力となっています。そしてその働き方も様々であり、希望する勤務時間帯も人によってバラバラです。また、年中無休、長時間営業が当たり前となり、全ての時間に必要な人員を配置する必要があります。そのような状態で、毎月20名、30名といる人員の勤務計画を作るのは、ややこしいパズルを完成させるような作業でした。誰をいつ休ませるか。誰を何時から何時までの勤務にするか、もうパニックです。計画を作るために残業することも多くなっています。

また、自分が常にそばについていなくても作業ができるように。あるいは出勤時に1人1人作業内容を説明しなくてもいいように、毎日ワークスケジュール表というものを作成するようにしていました。これがあれば、パートさんが1つの仕事を終えるたびに「次何をしましょうか」と聞いてくることもありません。ただ、これを作るも大変でして、交代でとる休憩の予定表となっている部署がほとんどとなっていました。きちんと作っている人は残業をしています。

このように大変な労力を要する月度勤務計画の作成、日々のワークスケジュール作成、この2つを一瞬にして行ってくれる。まさに夢のようなシステムが導入されました。しかし、数ヶ月後、誰も使わなくなりました。その理由は「精度が低い」「メンテナンスが大変」ということです。

非常に沢山の複雑な要因がからむ月度勤務計画。これを自動的に作るとしたら、膨大な条件設定が必要となります。プロジェクトを組んで何とか頑張ってみたものの、休日を適切に振り分けるだけでも大変な状態。また日々のワークスケジュール。自動的に作成するために仕事内容やその所要時間を登録。これだけでも大変です。人によって作業スピードが違います。作業内容も常に変化します。また共同で行う作業、突発作業が多く、これらを反映させるのも困難でした。

このシステムは確かに省力化するのに有効なシステムでした。しかし、稼動させるのに大変な手間がかかります。また精度をあげるためにメンテナンスが欠かせません。業務も人も永遠に同じというわけではありませんので、半永久的にメンテナンスが必要です。労働時間を減らすどころか負担が増えてしまいます。このようなシステムを誰が使うでしょうか。1年後、ほとんどの店、ほとんどの従業員が使わなくなりました。

そして、ある店で人事担当の社員が言いました。「課長、この機械全然使わないので邪魔ですね。どこに置いておきましょうか。奥でもいいですか」「そうだね、邪魔にならない場所に置いたほうがいいね。」、○億円かけて導入したシステムの末路です。

もちろん技術・ノウハウは常に進歩しています。どのような人事システムもダメだとは言いません。しかし「使い勝手が悪い」「やりたいことができない」システムは導入しても効果はあがりません。お金もメンテナンスに要する人員も無駄になってしまいます。


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社会保険労務士 越後の虎 プロフィール