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2005年12月18日
｢仕事に時間を付けていく」/タイムマネジメントのススメ
毎週日曜日は長時間労働、サービス残業削減の切り札、「タイムマネジメントのススメ」です。
私がサラリーマンをしていた頃、一時期ですが社内の○○カンパニー経営管理部という部署にいたことがあります。この部署は○○カンパニー支社長直属の組織で予算管理や政策決定の補助などをしていました。夜遅くなって支社長の気分？でいきなり資料を作らされることもよくありました。この部署も最終的に人員は絞られ、かなりスリムになったのですが、私がはじめ配属されたころは、これが社員の仕事？と思えるような単純作業や、敢えてやらなくてもいい仕事が沢山ありました。
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私がサラリーマンをしていた頃、一時期ですが社内の○○カンパニー経営管理部という部署にいたことがあります。この部署は○○カンパニー支社長直属の組織で予算管理や政策決定の補助などをしていました。夜遅くなって支社長の気分？でいきなり資料を作らされることもよくありました。この部署も最終的に人員は絞られ、かなりスリムになったのですが、私がはじめ配属されたころは、これが社員の仕事？と思えるような単純作業や、敢えてやらなくてもいい仕事が沢山ありました。
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例えば誰もがオンライン端末で見られるデータを再集計して見易くする、体裁のいい会議資料とする為になくてもいい資料を沢山作ってボリュームを増やすなど無駄な作業を随分やっていました。また、決定した予算の数値を一生懸命端末に入力する作業もやっていました。もちろん、会社としてもこのような状況を放置するはずもなく、私が異動する頃には余計な仕事はなくなり、単純作業は全てパートの担当となりました。
何故、単純作業や敢えてやらなくてもいい仕事を社員がやるようになったのでしょうか。理由は様々ですが、私は「人に仕事を付けた」ことが原因だと思います。「この仕事を誰にやらせようか？」ではなく「この人に何をやらせようか？」と考えていたんです。現状の人員は維持する前提で考えていたんです。これではムダが多くなるのも当たり前ですね。従業員も明確な目的意識もなく、目の前の作業をこなすだけになり、成果を出す、業績向上に寄与するという意識が薄れますね。
やはり、「まず仕事ありき」ですね。会社あるいは部署としてやるべきこと、目標をハッキリさせること。その上で必要な業務に人を貼り付けていくのが正しい姿でしょう。「仕事に人を付けていく」ということですね。
これは時間の使い方でも同じことが言えます。朝出勤すると「今日は何をしようかな」なんて言っている人がたまにいます。これはダメですね、何をすべきかわかっていないわけですから。「時間があるから何しようかな？」ということは「まず時間ありき」になっています。有効に時間を活用する、成果をあげるためには「まず仕事ありき」です。やるべき仕事の優先順位に沿って仕事を当てはめていくことが重要です。「仕事に時間を付けていく」ということです。
ところで、忙しくて回らない！と思った時、対策としてどのようなことを考えますか？人が足りないから補充する、残業で補う、業務効率を高めるなど、いろいろ対策が思い浮かぶと思います。でも原因を探ってみると意外と簡単な答えが出てくる場合があります。今日のテーマに沿って考えてみて下さい。「仕事」があるから人や時間が必要となるわけです。
だったら、やらなくても会社が動くというような仕事はなくしてしまえばいいわけです。もちろんその判断は簡単でない場合もありますが。皆さんのまわりで、これはやらなくてもいいかもしれない、という仕事はありませんか。やめてしまえば、手っ取り早く業務改善できるかもしれません。
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何故、単純作業や敢えてやらなくてもいい仕事を社員がやるようになったのでしょうか。理由は様々ですが、私は「人に仕事を付けた」ことが原因だと思います。「この仕事を誰にやらせようか？」ではなく「この人に何をやらせようか？」と考えていたんです。現状の人員は維持する前提で考えていたんです。これではムダが多くなるのも当たり前ですね。従業員も明確な目的意識もなく、目の前の作業をこなすだけになり、成果を出す、業績向上に寄与するという意識が薄れますね。
やはり、「まず仕事ありき」ですね。会社あるいは部署としてやるべきこと、目標をハッキリさせること。その上で必要な業務に人を貼り付けていくのが正しい姿でしょう。「仕事に人を付けていく」ということですね。
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この記事へのコメント
1. Posted by
ヵヮィィ☆ブログランキング
2005年12月18日 17:36
突然のコメント失礼します。この度、新規にブログの検索＆ランキングサイト立ち上げました。
ブログを拝見させていただき、内容もよく、大変よくできているブログであると感じました。
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