毎週日曜日は残業、長時間労働削減の切り札「タイムマネジメントのススメ」です。

仕事をする場合は自分ひとりでする作業よりも、他人との共同作業の方が多くなるでしょう。会社など組織に属している場合は仕事の半分以上が共同作業になるかもしれません。ということは自分自身だけで行う仕事の改善だけでなく、他人との共同作業のコントロールが必要になってきます。


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例えば、誰かと打ち合わせをする時どのように約束しますか。「何時でもいいですよ。都合に合わせますよ。」、これはイマイチですね。自分の都合を考えず相手に完全に合わせることになります。時間が有り余っている人であれば良いのですが、普通は忙しい時間の中からやりくりするわけですから。このような返答をする人はあまり時間を意識した働き方をしていない場合が多いですね。

一般的には「何時頃はどうですか」という返答が多いのではないでしょうか。これは時間をしてするということでは悪くない返答でしょう。但し、「何時頃」の「頃」という言葉が結構やっかいです。「頃」という言葉は非常に都合のいい言葉で人によってその考え方が違います。時間に厳しい人はせいぜい前後2〜3分程度ですが、ルーズな人は時間を守ることを前提にしないで平気で10分以上遅れます。これではダメですね。私は「何時頃伺います」を言われたら必ず「何時ですね?」と念を押しています。相手に時間を守る意識をもってもらうようにするためです。

では、会う時間をきちんと決めればこれでOKでしょうか。まだ問題があります。共同作業や打ち合わせの所要時間の問題です。会議などでよくありますよね。開始は何時と言っても終わりがいつになるかわからないケースが。時間は無限大にあるわけではありません。誰もが限られた時間で成果を挙げなければいけません。会議も同様です。時間を決めないといつもでも取りとめのない議論が続きます。逆に時間を決めることにより共通の目標が定まり、効率のよい会議を行うことができます。

打ち合わせにしても同様です。時間を決めないでダラダラと話をしていると世間話だけで30分以上経過して気づいたら30分で済む話が1時間以上かかったりすることもよくあります。相手にとっても時間を決めなければ、まだ大丈夫だろう、という気持ちがあるので長話になりやすいでしょう。もしかしたら、都合の良い時間つぶしに使われるかもしれません。

話が長くなりましたが、共同作業において重要なのは「時間を決める」ことです。そしてその時間の「始まり」だけでなく「終わり」も決めることが大切です。理想的なアポイントは「お会いしたいのですが、いつ頃がよろしいでしょうか」「そうですね14時から15時までの1時間ではどうでしょうか」という感じですね。仮に相手が遅れて来たとしても「終わりの時間が決まっている」ので、余計な時間を使うことはありません。

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