長時間労働の原因の一つに「突発業務」を挙げる人がいます。業務計画を組んで、重点業務がきちんと終えることができるようにしても、数多く発生する突発業務によってその遂行を妨げられ、後回しになり、結局残業になってしまうということです。そして、邪魔の入らない夜や休日に仕事をするとか。これでは毎日が大変です。

私もサービス残業対策のリーダーをしていたときに、突発業務が長時間労働の一因になっている、何とかしなければならない、ということで従業員と対策を考えました。しかし、挙がってくる意見は突発業務はいつ発生するかわからない、どのような業務になるかわからない、ということで結論は出ませんでした。若干スケジュールに余裕のある人は予備の業務時間を設定していましたが、ほとんどの人は様々な業務に追われ、そのようなことはできません。

このように一見対処法がないように思える「突発業務」ですが、実は一般的なタイムマネジメントの法則を当てはめれば対処できます。大事なことは「優先順位」です。事前にきちんとした業務計画があり、「優先順位」がはっきりしていれば、突発業務の優先順位と比べて業務を行えばいいわけです。事前に自分の行う優先順位をきちんと把握している人であれば、突発業務が発生しても判断はできるでしょう。

先日お話しした人が言っていました。「私は頼まれた仕事は、ついつい引き受けてしまうんです」「電話が来ると全てその案件からはじめてしまうんです。」極端な例かもしれませんが、これは優先順位の設定ができていない例と言えるでしょう。今やるべきことがきちんと整理できていれば、人から頼まれた仕事を全て引き受けることができるわけありません。電話がきても重要度が低ければ、後で折り返してもいいわけです。

長時間労動を防止するには突発業務への対応が1つの鍵となります。これができていないと突発業務により「周りから強制的な業務計画を押し付けられる」ことになります。事前にきちんと業務計画を作り、優先順位を決めておくことにより、突発業務が発生しても優先順位や時間の余裕をみながら対応することができるようになるでしょう。

社会保険労務士 新島 哲 ホームページ