時間を有効に活用し、重要な仕事を確実に実施する為に「優先順位を決めて仕事をする」という方法があります。これは仕事を行う上で重要であるということは間違いありません。しかし、実際に優先順位を決めて仕事をすると、別の問題が発生する場合があります。
私が残業対策として「優先順位を決めて仕事をする」という話を社員にした時に次のような意見がでました。

「言っていることは良くわかります。ですが、日々やらなければいけない細かい仕事が色々あります。確かにこの仕事は業務全体からすればそれほど重要でなく、優先順位は高くありません。でも、きちんとやっていかないといけないことです。後回しにすると、細かい仕事がどんどん貯まって結局沢山の時間が必要になってしまいますよ。」

まったくその通りですね。例えば伝票のチェックやファイリングなど、必ずしも重要度は高くないが大切な仕事というのはあるでしょう。そして、一つ一つの作業はそれほど大変でないにしても、長い間何もしないでおくと、積もり積もって大変な作業になるかもしれません。では、どうしたらいいのでしょうか?

1つの方法として「短い空き時間の活用」があります。例えば会議の待ち時間や次の業務に取りかかる前のチョットした待機時間など。長くはないが10分〜15分程度の空き時間ができることがあります。そのようなときに細かい仕事をこなしていくのです。机の中を整理し、小物を入れる箱を置く、チョットしたスペースを作るようなものです。

私の場合は空き時間に作業をまとめ「空き時間用ファイル」を作ってその中に書類を入れておきました。まとめておかなくてもいいんですが、短い空き時間になってから考えるのも時間がもったいないと思いまして、その都度まとめるようにしていました。どのようなやり方がいいかは人によって違うと思いますので、色々工夫してみて下さい。

優先順位を決めて重要な仕事を確実に実施することは大切ですが、それだけで職務が果たせるわけではありません。時間を整理整頓し、「短い空き時間」も活用し、やるべきことを確実に実施できるようにしましょう。

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