タイムマネジメントのススメ：簡単なことから手を付ける習慣

長時間残業が常態化している人の作業内容について、ある一日の作業を洗い出して見ました。実に沢山の作業をこなしていますが、一番重要な作業が進んでいません。予定して日報のチェック、電話、来客、雑務に追われて肝心な作業が途切れ途切れになっています。

今日やらなければいけない重要な仕事があったにもかかわらず、突発の重要度の低い作業に追われた結果、終わらないということがよく起こります。その理由は「簡単なことから手を付ける」という習慣があるからです。簡単なことは時間もかからないし、結果を気にすることなく気軽に行えるということから、優先順位が低くても、その都度行われることが多くあります。

このような「簡単なことから手を付ける」習慣をあらためることにより、時間の使い方はかなり改善されます。例えば、目の前にある雑務でも重要度が低いものであれば、敢えて後回しにしてもよいでしょう。短時間で終わる作業であれば、チョットした細切れ時間に対応すれば良いでしょう。

そして、本当に重要な仕事に関しては確実に遂行できるように時間を確保するようにします。きちんとスケジュールに落とし込むようにします。考えて見て下さい。他人との約束は必ず守るように時間を確保しませんか？同じことです。

効率よく動くということは、体の動作や作業スピードではなく、重要度の高い業務を確実に実施することです。そのために、自分の重要な仕事は他人とのアポと同じようにきちんとスケジュールに落とし込めば、確実に実行できるようになるでしょう。

社会保険労務士　新島　哲　ホームページ