新潟の社労士「越後の虎」です。今日のテーマは「私用メール」です

職場のIT化が進みパソコンも1人1台という会社も多くなっています。そんな中で社員のインターネットやメールの使用について一定の規制をする会社が増えています。

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よく問題になるのは私用メール。業務中に私用で会社のパソコンを使ってメールを送ることは問題があるでしょう。その行為について注意を与え禁止することは当然とも言えます。ただ、どうやって私用メールをチェックするのでしょうか。会社のサーバーで監視したり、時には社員のメールを見たりすることもあります。ここまですることが許されるのでしょうか。

基本的には私用メールが常識の範囲内であるかどうか、ということになるでしょう。頻度がどのくらいか、業務遂行の妨げにならないか、会社の損害がどのくらいか、といった見地で考えてみる必要があります。

では、明らかに常識を超える悪質なケースであれば、個人メールの閲覧などプライバシーに関する内容をチェックしてもいいのでしょうか。

常識の範囲を超えた頻度で私用メールを送っていた社員のメールを上司が監視目的で閲覧していたというケースでの判例があります。このケースではプライバシー侵害とした損害賠償請求を却下しています。明らかに常識の範囲を超えていて、社員には監視される結果に至ったことに対し責任があるとしています。

やはり、常識の範囲内ということがポイントになります。私用メールの頻度が常識の範囲内か、監視の方法や目的が常識の範囲内か。それぞれ妥当であれば私用メールの閲覧もやむを得ないということのようです。

企業によっては私用メールを禁止する規定を設けています。また一定の利用制限をする場合もあります。私用だからいけないという理由の他にも機密情報の漏洩も懸念されますので、一定の制限はやむを得ないとも言えるでしょう。但し合法的に規制が行われるよう、管理規定をキチンと作成し、社員に提示する必要があります。

最後に本日の日経新聞に掲載されていた私用メール監視についてのポイントを紹介します。

1.監視の必要があり、手段が妥当な場合はプライバシー侵害にはあたらない
2.社内ルールを明確にしておく

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